|
Utrzymanie
pozycji na rynku w szybko zmieniających się warunkach wymaga od przedsiębiorstw
dużej elastyczności. Informatyka jest jedną z najszybciej rozwijających
się dziedzin. Jest ukierunkowana na podnoszenie efektywności
organizacji. Wdrożenie nowych technologii w najbardziej newralgicznych
dziedzinach poprawi konkurencyjność przedsiębiorstwa oraz przyczyni się
do poprawy sytuacji finansowej.
Utrzymanie
pozycji na rynku w szybko zmieniających się warunkach wymaga od przedsiębiorstw
dużej elastyczności. Warunki rynkowe sprawiają, że konieczne są
inwestycje w nowe technologie zmniejszające koszty prowadzenia działalności.
Wiele raportów międzynarodowych instytucji scorringowych do głównych
problemów polskich przedsiębiorstw zalicza niską produktywność.
Wychodząc naprzeciw problemom rodzimych firm można wyłonić sześć głównych
punktów, których realizacja przyniesie znaczące oszczędności:
-
Wdrożenie
elektronicznej wymiany dokumentów,
-
Zaprojektowanie
i wykonanie systemu controllingu,
-
Outsourcing,
-
Integracja
systemów komputerowych,
-
Analiza
i optymalizacja procesów gospodarczych,
-
Wyeliminowanie
problemów nadużywania Internetu.
Nowe
sposoby komunikacji takie jak Elektroniczna Wymiana Danych nie są tylko
modą, lecz koniecznością, pozwalającą sprostać oczekiwaniom
kontrahentów, jak również umożliwiającą firmie efektywne
konkurowanie z innymi podmiotami. Faktem potwierdzającym powyższe
argumenty jest postawa firmy General Electric, która to oceniając swoich
przyszłych kontrahentów przyznaje więcej punktów za rozwiązania EDI
niż za wdrożone normy ISO 9000. Partner w systemie EDI powinien spełniać
szereg istotnych warunków, wśród których są stabilność i ciągłość
usług. Wdrożenie Elektronicznej Wymiany Dokumentów przyczyni się do
uzyskania znacznych oszczędności w sferze administracyjnej, handlowej i
strategicznej. Do głównych można zaliczyć zmniejszenie kosztów
materiałów biurowych, brak pomyłek w czasie wprowadzania danych,
zmniejszenie zapotrzebowania na personel, zwiększenie bezpieczeństwa łańcucha
dostaw.
Istotą systemu controllingu jest możliwość efektywnego sterowania całością
przedsięwzięcia. W tym celu należy otrzymywać z organizacji pewne
sygnały i reagować na nie. Jest to możliwe dzięki zaprojektowaniu
odpowiedniego systemu wspartego najnowszymi technologiami informatycznymi
zwanymi Business Inteligence (BI). Metody wykorzystywane w controllingu
umożliwią efektywniej zarządzać zapasami, lepiej planować wydatki,
kontrolować koszty przez analizę miejsca ich powstawania i przychodów z
nimi związanych. System ten dostarczy zarządzającym wiedzę gdzie, kto,
ile i na czym zarabia oraz wydaje. Pomoże wykrywać i zapobiegać nadużyciom.
Ponadto jednym z jego celów jest delegowanie pełnej odpowiedzialności
planowania i realizacji na kadrę menadżerską poprzez wyznaczanie celów.
Orientacja przedsiębiorstwa na cele tworzy jednostki organizacyjne z
ustalonymi zakresami odpowiedzialności i celami do osiągnięcia.
Controlling nie jest systemem dla zarządu, jest systemem dla wszystkich
menadżerów. Uzależnienie systemu motywacyjnego od mierzalnych wyników
wpływa na wzrost efektów pracy menadżerów i lepsze wyniki przedsiębiorstwa.
Wiele firm oddaje na zewnątrz obsługę księgową, rachubę płac,
telemarketing. Dlaczego tak nie postąpić z infrastrukturą IT. Dla małych
i średnich przedsiębiorstw nie ma innej drogi - z najnowszej technologii
mogą korzystać jedynie kupując zewnętrzne usługi. Badania
przeprowadzone przez Benson Consultants w grudniu 2006 r. wykazały, że:
- 75% małych,
- 65,45% średnich,
- 37,5% dużych
firm korzysta z usług outsourcingu IT.
Koncepcja outsourcingu kompleksowego polega na wydzieleniu wszystkich
funkcji IT ze struktur biznesowych klienta i zlecenie ich obsługi firmie
zewnętrznej. Istnieje również możliwość wydzielenia pojedynczych
procesów. Dzięki tej koncepcji obniża się ryzyko związane z
personelem, firma nie ponosi kosztów szkoleń. Koszty zarządzania
kontraktem są niewielkie a opłaty stałe.
Praktyka pokazuje, że przedsiębiorstwa wykorzystują zwykle w swojej
działalności kilka systemów zarządczych. Najczęściej eksploatowane
systemy nie są ze sobą połączone lub połączenia takie są
realizowane w niedoskonały sposób. Wiele trudności sprawia również
zmiana systemu oraz przeniesienie danych pomiędzy rozwiązaniem, od którego
klient odchodzi a nowym systemem. Aby usprawnić przepływ informacji
wykonuje się integrację wszystkich systemów wykorzystując rozwiązania
zgodne z najnowszymi kanonami technologii (np. SOA). Wpływ tych usług na
sferę finansową jest dość istotny. Zmniejszają one pomyłki, możliwości
nadużycia, koszty związane z wykonywaniem tych samych czynności w kilku
systemach.
Nawet najlepsza koncepcja strategii firmy nie ma sensu, jeżeli przedsiębiorstwo
nie jest w stanie sprawnie jej realizować. Dlatego powinno się dokonać
diagnozy przedsiębiorstwa z organizacyjnego punktu widzenia czyli analizy
procesów gospodarczych i ich optymalizacji. Za tak radykalnymi krokami
muszą iść posunięcia w dziedzinie informatyzacji. System Informatyczny
przedsiębiorstwa musi sprostać potrzebom biznesu, które są wymuszane
przez otoczenie przedsiębiorstwa. W wyniku tych prac należy oczekiwać
wyeliminowania informacyjnych i funkcjonalnych wąskich gardeł, usunięcia
zbędnych i nadmiarowych funkcji, optymalizacji i racjonalizacji pracy
przez zbadanie obciążenia praca poszczególnych pracowników i komórek
organizacyjnych.
Właściciele firm nie są świadomi niebezpieczeństw wynikających z
udostępnienia usług związanych z Internetem pracownikom. Jeżeli
spojrzymy w statystyki to okaże się, że większość niebezpieczeństw
płynie z wewnątrz firmy (kradzież informacji, włamania, nadużywanie
poczty i przeglądarki www, używanie komunikatorów, wirusy i trojany).
Straty firm mają wymiar nie tylko materialny (niska produktywność,
koszty usuwania wirusów i awarii, niepotrzebnie zajmowana przestrzeń
dyskowa) ale również niematerialny (utrata dobrej opinii przez wyciek
informacji, utrata danych).
Zapewne zarząd dobrze prosperującego przedsiębiorstwa zada sobie
pytanie: dlaczego powinien wdrożyć powyższe zalecenia? Jeśli jest
dobrze, to nie oznacza, że nie może być lepiej. Poniesione nakłady będą
jednymi z najlepiej zainwestowanych pieniędzy w przedsiębiorstwie.
|