Dlaczego warto inwestować w EDI

Robert Wojtachnik
(Teleinfo nr 4/2005, str. 16, 2 str.)

Przedsiębiorstwa, które wdrożyły już EDI mogą pochwalić się szeregiem korzyści, wśród których można wyróżnić 10% wzrost obrotów bez zatrudniania nowego personelu oraz 5% wzrost wydajności. Na podstawie naszych szacunków można powiedzieć, że w pierwszym kwartale 2005 roku 6000 polskich firm będzie potrzebowało EDI. Staną przed wyborem partnera biznesowego dostarczającego tą usługę. Podjęcie złej decyzji będzie dla nich oznaczać ponoszenie dużo większych kosztów. Trzeba być świadomym, ze koszt EDI to nie tylko zakup oprogramowania, ale również miesięczne opłaty za wymianę dokumentów. Rozwiązania obecne na polskim rynku różnią się nie tylko technologią, ale i ceną za przesłanie dokumentów. Różnice te wynoszą nawet kilkadziesiąt groszy za jeden dokument, co w skali roku daje niemałe oszczędności. Wybierając przy tym odpowiedni standard komunikatów można płacić nawet 2 razy mniej.  

Nowe sposoby komunikacji takie jak Elektroniczna Wymiana Dokumentów nie są tylko modą, lecz koniecznością, pozwalającą sprostać oczekiwaniom kontrahentów, jak również umożliwiającą firmie efektywne konkurowanie z innymi podmiotami. Czynnikami konkurencyjnymi są tutaj ograniczanie kosztów i wyższa jakość usług.

Światowy rynek usług Elektronicznej Wymiany Dokumentów jest dobrze rozwinięty, podczas gdy w Polsce jest we wczesnej fazie rozwoju. Na rodzinnym rynku prym wiodą duże sieci handlowe, które mobilizują swoich dostawców do wymiany danych w postaci elektronicznej. Ich kontrahenci do dyspozycji dostają współpracę z operatorami platform lub organizację wymiany we własnym zakresie, posiłkując się firmami zajmującymi się integracją tych rozwiązań. Do prawidłowej oceny możliwości i wyboru najkorzystniejszego rozwiązania potrzebna jest podstawowa wiedza z zakresu Elektronicznej Wymiany Dokumentów. Niniejsza publikacja wprowadza czytelnika w tematykę kreśląc wachlarz możliwości.

 Klasyfikacja systemu elektronicznej wymiany dokumentów

        Elektroniczna wymiana dokumentów obejmuje trzy obszary: EDI, BPI, łańcuch dostaw (SCM ang. Supply Chain Management). O ile EDI jest elementem łańcucha dostaw i służy wymianie danych między organizacjami o tyle koncepcja BPI dotyczy wymiany danych wewnątrz przedsiębiorstwa.

         EDI (ang. Electronic Data Interchange, Elektroniczna wymiana danych) jest procesem wymiany danych pomiędzy systemami komputerowymi oddzielnych organizacji o znaczeniu krytycznym dla efektywnego prowadzenia działalności, który spełnia trzy założenia. Pierwszym jest realizacja przekazu w postaci elektronicznej. Drugie mówi o zapisie danych według standardowego formatu, określającego składnię, strukturę i zawartość transmitowanych danych. Ostatnie określa dane, które są generowane i wprowadzane do systemu komputerowego odbiorcy w sposób automatyczny, bez interwencji człowieka.

BPI (ang. Business Proces Integration, Integracja procesów biznesowych) można zdefiniować jako sposób połączenia co najmniej dwóch różnych systemów biznesowych w organizacji w celu wymiany danych o istotnym znaczeniu dla prowadzenia działalności. Wymiana i konwersja danych między systemami odbywa się w sposób w pełni automatyczny. Do wymiany wykorzystywane są mechanizmy kontroli i sterowania procesem przesyłania danych pomiędzy systemami.

Łańcuch dostaw jest koncepcją kompletnego, zintegrowanego planowania i przeprowadzania operacji przebiegających w sieci logistycznej. W łańcuchu dostaw biorą udział dostawcy oraz ich poddostawcy, producenci, dystrybutorzy oraz klienci. Omawiana koncepcja obejmuje EDI.  

Kanały komunikacyjne

Niniejszy artykuł skupia się na zaprezentowaniu możliwości wymiany komunikatów pomiędzy organizacjami w standardzie EDI. Według Benoit Marchal[1] organizacja elektronicznej wymiany dokumentów jest realizowana w wariantach: Internet mail, WEB-EDI, VPN i X.400

Internet mail jest pierwszym rozwiązaniem EDI. Jest ono dogodne ze względu na niskie koszty eksploatacji w porównaniu z VPN. Ograniczeniem zastosowań jest problem bezpieczeństwa. Komunikacja odbywa się przy użyciu standardowych protokołów. W celu wyeliminowania zagrożeń związanych z prywatnością dokonuje się szyfrowania komunikatów.

Antidotum na wszystkie mankamenty standardowej poczty jest poczta X.400. Jej funkcjonalność zapewnia pożądany stopień bezpieczeństwa wymiany danych. Dla laika działa podobnie jak zwykła poczta POP3/SMTP z czym, że używa innych protokołów komunikacyjnych oraz wydzielonej sieci.

         WEB-EDI jest prawdopodobnie najbardziej znanym rozwiązaniem EDI, opartym na serwerze WWW. Jest ono dedykowane głównie dla małych przedsiębiorstw, którym wystarczy dostęp do Internetu oraz przeglądarka Internetowa. Firmy pośredniczące w wymianie dokumentów pobierają opłaty za dostęp a klient nie ponosi kosztów związanych z integracją systemów. Granicą stosowania tego rozwiązania jest ilość dokumentów, które trzeba odczytywać i wystawiać na stronie www. Powyżej pewnego woluminu rozwiązanie to jest nieopłacalne.

VPN w odróżnieniu od powyżej zaprezentowanych jest w dalszym ciągu rozwijane. Na komputerze użytkownika aplikacja automatycznie generuje wiadomości EDI, na podstawie danych z lokalnej bazy danych. Wiadomości są przesyłane za pośrednictwem serwera do aplikacji Back-office. Alternatywą w tym przypadku jest zestawienie szyfrowanego łącza przez Internet. Jest ono równie funkcjonalne.

Poza zaprezentowanymi metodami komunikacji powstały wyspecjalizowane sieci służące do transmisji danych EDI. Ich operatorzy świadczą usługi związane z wymianą danych pomiędzy partnerami. W tym przypadku komunikacja odbywa się najczęściej przez Internet za pomocą szyfrowanego połączenia. Z tego rozwiązania korzystają głównie operatorzy platform.

Koszty wymiany 1074 dokumentów EDIFACT

W Polsce da się zauważyć dominację dwóch kanałów transmisyjnych: komunikacja przy użyciu platform oraz poczta X.400. Powyższa tabela zawiera porównanie kosztów wymiany 537 zamówień i 537 faktur w formacie EDIFACT między kooperantami (na terenie Polski) przy użyciu wspomnianych mediów komunikacyjnych.

 Standardy komunikatów

Przystępując do wymiany strony powinny ustalić w jakim formacie będą wymieniane między nimi dokumenty. W zależności od ustalonych warunków współpracy pomiędzy organizacjami biorącymi udział w EDI wymieniany jest określony pomiędzy stronami zestaw komunikatów. Istnieją dwa rodzaje formatów wymienianych dokumentów. Pierwszy jest sformalizowany i zapisany w stosownych normach. Drugi umożliwia kontrahentom umówienie się, co do struktury pliku.

Do pierwszej grupy komunikatów należy standard UN/EDIFACT. Jest on stosowany w różnych dziedzinach gospodarki, administracji, handlu, transporcie, bankowości. W jego strukturach i dokumentacji zawarta jest ogromna wiedza na temat procesów i procedur gospodarczych. Wśród tych komunikatów możemy wyróżnić trzy grupy wiadomości. Komunikaty handlowe umożliwiające wymianę informacji pomiędzy kupującym a sprzedającym. Drugą są komunikaty transportowe używane w celu organizacji dostaw towarów. Trzecia grupa to komunikaty finansowe używane do realizowania płatności i informacji o ruchach pieniężnych.

W pierwszej sformalizowanej grupie znajduje się również X12, który jest standardem akredytowanym przez ANSI. Jest to najstarszy standard wymiany danych utworzony w 1979 roku. Główne jego użycie następuje w Ameryce i w Azji. Architektura wiadomości zawiera siedem warstw. ASC X.12 stanowi opis procesu obiegu dokumentów zapisanych w standardzie XML

W ostatnich latach w Internecie rozwija się nowy standard formatowania danych - XML. Przy pomocy XML można opracować składnię języka do opisu dokumentów EDI. Jednak standardy EDI obok zasad składni, zawierają wieloletni dorobek semantyczny organizacji standaryzacyjnych. UN/CEFACT oraz OASIS wspólnie zainicjowały projekt ebXML. Wynikiem tych działań jest opracowanie standardu ebXML stanowiącego połączenie XML i EDI. Ten standard należy do grupy sformalizowanej.

W grupie niesformalizowanej wymienić można dwa typu dokumentów a mianowicie XML i plik płaski. XML został zdefiniowany prze organizację Word Wide Web Consortium. Zgodnie z definicją język XML składa się jedynie z podstawowych szkieletowych wyrażeń. Jest on metajęzykiem - czyli zestawem pewnych reguł, pozwalających użytkownikowi tworzyć własne języki opisu określonych klas dokumentów. Nie ma, zatem jednego języka XML - jest tyle języków opartych na XML, ile rodzajów dokumentów, które z użyciem tego standardu można opisywać.

Ostatnim z niesformalizowanych komunikatów jest plik płaski. Jest to plik tekstowy generowany lub wczytywany przez aplikację w systemie informatycznym, stanowiący interfejs pomiędzy aplikacją a specjalnym programem, który dla każdego dokumentu dokonuje konwersji danych zawartych w pliku pośrednim na strukturę zgodną z definicją komunikatu elektronicznego. Do kodowania pliku płaskiego wykorzystywany jest standard ASCII.

Przykład rozwiązania EDI

Z myślą o firmach chcących we własnym zakresie zorganizować Elektroniczną Wymianę Dokumentów Benson Consultants Sp. z o.o. napisała aplikację realizującą zadania EDI. Click’n’Flow jest aplikacją służącą do automatycznej wymiany danych i ich konwersji. Umożliwia odbieranie danych z serwerów X.400 i systemów plików oraz z sieci VAN. Dane wejściowe są przechowywane w relacyjnej bazie danych. System dokonuje konwersji danych do formatu docelowego (np. pliku płaskiego). Oprogramowanie integruje się z systemami do zarządzania przedsiębiorstwem. Aplikacja składa się z trzech elementów:

·        Scheduler – program służący do obsługi zautomatyzowanych zadań,

·        DBAdmin - program służący do administracji aplikacją, planowania automatycznego wykonywania zadań, definiowania raportów (z zachowaniem formatowania danych jak w C++),

·        DBEdit – graficzny interfejs użytkownika, służący do obsługi bazy danych, przeglądania dokumentów, definiowania schematów wymiany, adresów dostaw, artykułów oraz interchange.

Każda z aplikacji może pracować na oddzielnym komputerze. Docelowym systemem operacyjnym jest Windows 2000 lub Windows XP oraz relacyjne bazy danych. W przypadku, gdy klient nie posiada żadnego oprogramowania RDBMS istnieje możliwość uruchomienia bezpłatnej bazy danych MS SQL Desktop.  

Porównanie kosztów omówionych standardów

Porównaniu kosztów wymiany poddano trzy standardy: EDI, XML oraz plik płaski. Wykorzystano rzeczywiste dane. Każdy ze standardów potrzebował innej ilości wymienianych dokumentów do zrealizowania zamówienia. Poniższy wykres prezentuje wyniki eksperymentu.

Porównanie kosztu różnych standardów

Można stwierdzić, że najmniejszej ilości przesyłanych dokumentów wymaga plik płaski. Wynika to z faktu, że dane mają bardzo prostą strukturę określaną przez ich miejsce w pliku. Nie wymagają opisu danych tak jak jest to w przypadku innych standardów. Osiągnięcie niskiego kosztu jest możliwe dzięki rezygnacji z mechanizmów bezpieczeństwa wbudowanych w komunikat, takich jak na przykład w UN/EDIFACT.

UN/EDIFACT charakteryzuje się ponad dwukrotnie większa wartością koncentracji danych, czyli wielkości przesyłanych dokumentów w stosunku do ilości zleceń w nich zawartych w stosunku do pliku płaskiego. Dzieje się tak ze względu na opakowanie danych w segmenty, które określają przesyłane dane. W porównaniu do poprzednio omówionego komunikatu zawiera rozbudowane mechanizmy zapewniające wysoką jakość przesyłanych danych.

Jeśli chodzi o XML, to fakt największej wielkości przesyłanych dokumentów wynika z przesyłania danych w specjalnych segmentach, które są bardzo rozbudowane. Dużym atutem jest tu możliwość definicji własnych komunikatów.

Korzyści wynikające z wdrożenia EDI

        W wyniku wdrożenia elektronicznej wymiany dokumentów firma uzyska znaczące oszczędności w sferze administracyjnej i handlowej. Wzmocni również swoją pozycję rynkową.

                 Korzyści z wdrożenia systemu SCM wg. IDS Scheer

W dziedzinie kosztów administracyjnych główne korzyści dotyczą kosztów materiałów biurowych, mniejszego zapotrzebowania na  personel, oraz  braku pomyłek w czasie wprowadzania danych.

Dzięki szybszej realizacji transakcji handlowych firma zyskuje skrócenie cyklu realizacji zamówień, lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowych oraz zmniejszenie zapasów. W rezultacie wykonanych działań zostanie przyspieszony obieg pieniężny. EDI prowadzi nie tylko do szybszej realizacji transakcji handlowych, ale także zabezpiecza cały łańcuch dostaw. Jest to efektem lepszej i dokładniejszej informacji, jaka jest wymieniana między parametrami handlowymi. Bezpieczeństwo operacji wynika również ze zmniejszenia liczby błędów operatorów.

Strategiczne korzyści są bardzo trudne do liczbowego oszacowania, ale reprezentują potencjalne możliwości przedsiębiorstwa sprostania potrzebom rynku. W dziedzinie korzyści strategicznych można wymienić zwiększone bezpieczeństwo łańcucha dostaw, wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa zwiększenie produktywności, umocnienie więzi pomiędzy partnerami oraz polepszenie pozycji rynkowej.

Sylwia Jabłońska – Kierownik Biura Obsługi Klienta w Tibbett & Britten Sp. z o.o. Utrzymanie przez firmę mocnej pozycji rynkowej wymaga nieustannego usprawniania jej działania oraz ograniczania kosztów. Jest to możliwe między innymi dzięki wdrożeniu w firmie Elektronicznej Wymianie Dokumentów. Firma Benson Consultants Sp. z o.o. wdrożyła dla nas program służący do Elektronicznej Wymiany Danych Click’n’Flow. Program posiada interfejs do używanego w firmie systemu SUN. Integracja przebiegła bardzo sprawnie. Wdrożona aplikacja jest funkcjonalna, łatwa w użyciu a interfejs przejrzysty.

Wymianę komunikatów w standardzie UN/EDIFACT rozpoczęliśmy w trybie testowym z jednym kontrahentem. Po dwutygodniowym okresie próbnym przeszliśmy na komunikację produkcyjną. W chwili obecnej do wymiany włączamy kolejnego kontrahenta. W ramach współpracy z naszymi partnerami wymieniane są dwa komunikaty: zamówienia oraz faktury. Firma planuje rozszerzenia o następne komunikaty oraz włączenie do komunikacji EDI kolejnych klientów.

Dzięki zastosowaniu tego rozwiązania ilość błędów związanych z wprowadzaniem zamówień spadła do zera. Skrócił się również czas niezbędny na obsługę klienta i realizację procesu zamówienie – dostawa - faktura. Nie mamy już problemów z dublującymi się zamówieniami, co miało miejsce w przypadku przesyłania zamówień faksem.